Kodėl Vilnius – ideali vieta tavo renginiui
Žinai, kai pirmą kartą organizavau renginį Vilniuje, galvojau, kad tai bus paprasta. Na, pasirodo, ne visai. Bet kartu supratau, kodėl šitas miestas yra tiesiog fantastiškas renginiams – čia yra ir istorinių vietų, ir modernių erdvių, ir žmonės, kurie tikrai moka švęsti.
Vilnius turi tą unikalų bruožą – gali surengti renginį senamiestyje, kur kiekvienas akmuo kvėpuoja istorija, arba pasirinkti kokį nors šiuolaikišką loftą Žvėryne ar Naujamiestyje. O transportas? Nors kartais ir keikiame viešąjį, bet iš tiesų viskas pasiekiama. Svarbiausia – žmonės čia atviri naujovėms ir mėgsta gerus renginius.
Dar vienas dalykas, kurį pamėgau – čia tikrai nėra per didelis miestas. Tai reiškia, kad žmonės greičiau sužino apie tavo renginį, o ir pats organizavimas tampa paprastesnis. Nereikia galvoti apie tai, kad dalyviai važinės pusantros valandos iš vieno miesto galo į kitą.
Pirmieji žingsniai: ką reikia apgalvoti prieš pradedant
Gerai, dabar prie konkretybių. Prieš pradėdamas bet ką organizuoti, atsisėsk su puodeliu kavos (ar arbatos, jei esi iš tų žmonių) ir užsirašyk kelis dalykus.
Pirma – kam šitas renginys? Rimtai, tai ne retorinė klauzulė. Ar tai verslo konferencija, gimtadienis, vestuvės, produkto pristatymas, ar gal tiesiog nori suburti draugus? Nuo šito priklauso VISKAS. Aš kartą dariau klaidą – pradėjau ieškoti vietos, nepagalvojęs apie tikslą, ir baigėsi tuo, kad radau nuostabią vietą… kuri visiškai netiko tam, ką norėjau pasiekti.
Antra – biudžetas. Žinau, žinau, niekas nemėgsta apie tai kalbėti, bet čia kritiškai svarbu. Vilniuje gali surengti renginį ir už 500 eurų, ir už 50 000 eurų. Skirtumas bus, žinoma, akivaizdus, bet svarbiausia – būti realistam. Įskaičiuok viską: vietą, maistą, gėrimus, dekoracijas, garso aparatūrą, fotografą, netikėtas išlaidas (jos VISADA atsiranda).
Trečia – data. Skamba paprasta, bet Vilniuje kai kurie laikotarpiai yra tiesiog užimti. Vasara – festivalių sezonas, gruodis – korporatyvų metas. Jei nori geros vietos ir normalių kainų, planuok bent 2-3 mėnesius į priekį. O jei tai didesnis renginys – dar anksčiau.
Vietos pasirinkimas: kur Vilniuje rasti savo idealią erdvę
Dabar prasideda smagiausia dalis – vietos paieška. Vilniuje pasirinkimų yra daugybė, ir čia tikrai gali pasimesti.
Jei tavo renginys formalus ar verslo pobūdžio, pažiūrėk į viešbučius. „Radisson Blu”, „Novotel”, „Grotthuss” – visi turi konferencijų sales, profesionalų komandą, o svarbiausia – jie žino, ką daro. Nereikės tau galvos skaudėti dėl kėdžių, stalų ar garso. Tiesa, kaina bus atitinkama.
Loftai ir netradicinės erdvės – tai mano asmeninė meilė. „Loftas Keturiasdešimt Vienas”, „Šv. Kotrynos bažnyčia”, „Profsąjungų rūmai” – šitos vietos turi charakterį. Jos nėra standartinės, ir būtent todėl tavo renginys bus įsimintinas. Tik čia reikia daugiau pasiruošimo – dažnai tokiose vietose reikia pačiam organizuoti viską nuo nulio.
Jei biudžetas ribotas arba nori kažko labai netradicinio, pagalvok apie laukines erdves. Vasarą galima nuomoti terasas, kiemelius, net kai kuriuos parkus (bet čia reikia leidimų). Aš kartą organizavau pikniką Bernardinų sode – buvo nuostabu, bet biurokratijos tikrai netrūko.
Techniniai dalykai, kurie gali sugadinti viską
Dabar apie tai, kas skamba nuobodžiai, bet gali tapti tikra košmaru, jei nepasiruoši.
Garso ir vaizdo aparatūra – jei tavo renginyje bus kalbėtojai, muzika ar prezentacijos, tai KRITIŠKAI svarbu. Daugelis vietų turi savo įrangą, bet ji ne visada gera. Aš rekomenduoju arba išsinuomoti profesionalią įrangą, arba samdyti žmogų, kuris tuo užsiima. Vilniuje tokių kompanijų yra nemažai – „Pro Sound”, „Event Rent” ir kitos.
Vienas patarimas iš patirties – VISADA daryk sound check. Visada. Net jei tau atrodo, kad viskas veikia. Aš kartą nepadariau, ir rezultatas buvo tas, kad per pusę renginio mikrofonas pradėjo cypiančius garsus leisti. Nemalonu.
Elektra ir internetas – skamba kaip smulkmena, bet pagalvok: jei žmonės negalės įkrauti telefonų ar nebus WiFi, jie bus nepatenkinti. Ypač jei tai verslo renginys. Pasitikrink, kiek lizdų yra, ar reikės pratęsimo laidų, koks interneto greitis.
Apšvietimas – tai dažnai pamirštama detalė, bet ji keičia VISKĄ. Geras apšvietimas gali paprastą patalpą paversti magišku kampu. Blogai apšviestoje vietoje net geriausias renginys atrodys liūdnai. Jei vieta neturi profesionalaus apšvietimo, vėlgi – nuomokis arba samyk specialistus.
Maistas ir gėrimai: kaip pamaitinti savo svečius
Gerai, dabar apie tai, dėl ko žmonės tikrai atsimins tavo renginį – maistą. Galiu pasakyti iš patirties: žmonės atleidžia daug dalykų, bet blogo maisto – niekada.
Vilniuje yra tiek daug keitingo kompanijų, kad galva svaigsta. Bet ne visos vienodos. Kai renkiesi, pirmiausia pagalvok apie savo svečių skaičių ir formatą. Ar tai bus sėdimas vakarienė, švediškas stalas, kokteilinis formatas su užkandžiais, ar gal tiesiog kava su pyragaičiais?
Mano patyrimas rodo, kad kokteilinis formatas su užkandžiais dažniausiai laimi – žmonės gali bendrauti, vaikščioti, o maistas nėra per sunkus. Bet jei tai ilgas renginys (3+ valandos), žmonėms tikrai reikės normalaus maisto, ne tik canapé.
Dėl keitingo kompanijų – rekomenduoju „Ferma”, „Meat Lovers”, „Grill London” (jei nori kažko labiau premium), arba vietines mažesnes kompanijas, kurios dažnai siūlo geresnį kainų ir kokybės santykį. Visada prašyk paragauti maisto prieš užsakydamas – normalios kompanijos tai siūlo.
Gėrimai – čia irgi reikia strategijos. Jei tai verslo renginys, paprastai pakanka vyno, alaus ir nealkoholinių gėrimų. Jei šventė – gali pridėti kokteilių ar stipresnių gėrimų. Bet atsargiai su tuo – per daug alkoholio gali baigtis ne taip, kaip planuoji.
Vienas praktiškų patarimų: visada turėk daugiau vandens, nei manai, kad reikės. Ir ledų. Ledo NIEKADA nebus per daug.
Kaip pasiekti, kad žmonės ateitų
Gali turėti geriausią vietą, skaniausia maistą ir nuostabiausią programą, bet jei niekas neateis – viskas veltui. Todėl marketing’as yra svarbus.
Jei tai privatus renginys, paprasčiausia – Facebook’o event’as ir asmeniniai kvietimai. Bet jei tai viešas renginys, reikia daugiau pastangų.
Socialiniai tinklai – akivaizdu, bet vis tiek pasakysiu. Facebook’as Lietuvoje vis dar veikia gerai, ypač vyresniems žmonėms. Instagram’as – jaunesniems. LinkedIn’as – verslo renginiams. Nesiblaškyk į visus iš karto, pasirink vieną ar du ir daryk gerai.
Kur dar reklamuotis Vilniuje? „Vilnius Events”, „Kasvyksta.lt”, „Menufabrikas” – šitos platformos tikrai veikia. Jei biudžetas leidžia, galima ir Facebook’o reklamas paleisti – jos nebrangios ir gali būti tiksliai nukreiptos.
Bet žinai, kas veikia geriausia? Žodžiu skleidžiama informacija. Paprašyk draugų dalintis, kalbėk apie savo renginį, sukurk ažiotažą. Žmonės mėgsta jaustis, kad dalyvauja kažkame ypatinga.
Dar vienas dalykas – sukurk intrygą. Neskelk visko iš karto. Pamažu atskleisk detales, darykis paslaptingas. Žmonės mėgsta intrigą.
Dienos D valdymas: kaip išlikti sveikam
Gerai, atėjo ta diena. Tu turbūt nemiegai, nervai įtempti, galvoje milijonas minčių. Normalus jausmas, visi per tai einame.
Pirmiausia – turėk planą. Ne galvoje, o užrašytą. Kas, kada, kur, kaip. Ir turėk atsarginį planą. Nes kažkas TIKRAI nueis ne pagal planą. Tai tiesiog įstatymas.
Atvažiuok į vietą bent valandą anksčiau nei planuoji. O geriau – dvi. Bus dalykų, kuriuos reikės pataisyti, perkelti, pakeisti. Visada yra.
Turėk pagalbininkų. Negali visko daryti vienas. Net jei tai mažas renginys, turėk bent vieną žmogų, kuris galėtų padėti. Ir aiškiai paskirstyk pareigas – kas už ką atsakingas.
Vienas dalykas, kurį išmokau sunkiuoju būdu – VISADA turėk atsarginį telefoną ar bent powerbank’ą. Kai tavo telefonas išsikrauna per renginio vidurį ir tu negali susisiekti su keitingo kompanija, kuri vėluoja… na, supranti.
Ir dar – valgyk kažką prieš renginį. Rimtai. Adrenalinas laikys tave, bet po poros valandų pajusi, kaip krenta cukrus kraujyje. Nemaloni patirtis.
Kai viskas pasibaigė: ką daryti po renginio
Renginys baigtas, svečiai išsiskirstė, tu išsekęs bet laimingas (tikėkimės). Bet dar ne viskas padaryta.
Pirma – sutvarkymas. Jei nuomojaisi vietą, greičiausiai turėsi ją sutvarkyti. Arba bent patikrinti, ar keitingo kompanija viską pasiėmė, ar nieko nepamiršta. Aš kartą pamiršau patikrinti, ir kitą dieną gavau skambutį, kad reikia atsiimti dėžę su indais. Ne geriausias rytas.
Antra – padėkos. Parašyk padėkos žinutes žmonėms, kurie padėjo. Keitingo kompanijai, fotografui, pagalbininkams. Tai ne tik mandagu, bet ir protinga – gal dar kartą reikės su jais dirbti.
Trečia – nuotraukos ir atsiliepimų rinkimas. Jei samdei fotografą, gauk nuotraukas ir pasidalink jomis socialiniuose tinkluose. Pažymėk žmones, kurie dalyvavo. Paprašyk atsiliepimų – jie pravers, jei organizuosi dar vieną renginį.
Ketvirta – finansų suvedimas. Žinau, nuobodu, bet svarbu. Pasižiūrėk, kiek iš tiesų išleidai, palygink su planu. Tai padės kitą kartą geriau planuoti biudžetą.
Kai viskas susidėlioja į vieną paveikslą
Žinai, organizuoti renginį Vilniuje nėra raketos mokslas, bet tai tikrai nėra ir paprasta. Reikia daug planavimo, dėmesio detalėms ir kantrybės. Bet kai viskas pavyksta – kai matai žmonių šypsenas, kai girdi juos kalbant apie tai, kaip smagu buvo, kai gauni žinutes su padėkomis – supranti, kad visi tie nervai buvo verti.
Svarbiausia – nepersistengti. Nebūtinai viskas turi būti tobula. Žmonės atsimena atmosferą, jausmą, ne tai, kad staltiesė buvo ne ta spalva arba kad muzika prasidėjo penkiomis minutėmis vėliau.
Ir dar vienas dalykas – mėgaukis procesu. Taip, bus streso, bus momentų, kai norėsi viską mesti. Bet kartu tai yra kūrybiškas, įdomus procesas. Tu kuri kažką iš nieko, sukuri patirtį žmonėms. Tai gana cool, jei pagalvoji.
Vilnius yra nuostabus miestas renginiams – čia yra ir infrastruktūra, ir žmonės, kurie moka vertinti gerus renginius. Tiesiog pradėk nuo mažo, mokykis iš klaidų (jų bus, patikėk manimi), ir su kiekvienu renginiu tapsiu geresnis.
Ir kas žino – gal po kelių sėkmingų renginių tai taps tavo verslu? Vilniuje tikrai yra vietos dar vienai gerų renginių organizavimo kompanijai. O jei ne – bent jau turėsi įgūdžių, kurie pravers visą gyvenimą. Nes sugebėjimas organizuoti gerą renginį yra sugebėjimas organizuoti bet ką.
