Kodėl Vilnius – ne toks paprastas pasirinkimas, kaip atrodo
Vilnius renginių organizatoriams dažnai atrodo kaip savaime suprantamas pasirinkimas – sostinė, daug žmonių, gera infrastruktūra. Tačiau realybė būna kiek sudėtingesnė. Miestas kupinas konkurencijos, o lankytojų dėmesys išsklaidytas tarp dešimčių įvykių, vykstančių tuo pačiu metu. Jei manote, kad pakaks išsinuomoti patalpą ir sukurti Facebook renginį, greičiausiai susidursite su tuščiomis kėdėmis ir nusivylimu.
Vilniaus renginių rinka yra prisotinta. Kiekvieną savaitgalį čia vyksta festivaliai, konferencijos, seminarai, koncertai ir kiti renginiai. Žmonės tapo išrankūs – jie neateis tik todėl, kad kažkas kažką organizuoja. Reikia tikrai pagrįstos priežasties, kodėl jūsų renginys vertas jų laiko ir pinigų.
Dar viena problema – logistika. Vilniaus senamiestis gražus, bet siaubingai nepatogus transportui. Parkavimas – košmaras. Viešasis transportas savaitgaliais dirba rečiau. O jei rengiate vasarą, būkite pasirengę, kad pusė jūsų potencialių dalyvių bus išvykę prie jūros ar į užsienį. Žiemą – priešingai, žmonės nenori niekur eiti, kai lauke -15.
Planavimo etapas: kur dauguma suklysta
Daugelis organizatorių pradeda nuo vietos paieškos. Tai klaida. Pradėti reikia nuo klausimo: kam šis renginys iš tikrųjų reikalingas? Ne jums, ne jūsų ego – būtent dalyviams. Jei negalite aiškiai suformuluoti vertės pasiūlymo vienu sakiniu, grįžkite prie braižymo lentos.
Kai jau žinote, kam ir kodėl rengate renginį, atėjo laikas susidoroti su biudžetu. Ir čia prasideda tikroji drama. Vilniuje vietos nuoma gali kainuoti nuo 100 iki 5000 eurų už dieną. Garso ir vaizdo įranga – dar tiek pat arba daugiau. Catering? Skaičiuokite bent 15-20 eurų vienam asmeniui, jei norite ko nors normalaus, o ne sausainių su kava.
Realus patarimas: padauginkite pradinį biudžetą iš dviejų. Visada atsiras nenumatytų išlaidų. Visuomet. Mikrofonų baterijos išsikraus, reikės papildomų kėdžių, atsisakys vienas pranešėjas ir reikės skubiai ieškoti kito. Jei neturite finansinės pagalvės, geriau apskritai neimkitės.
Laiko planavimas – dar viena zona, kur žmonės nuolat klysta. Renginiui Vilniuje pasiruošti reikia mažiausiai 2-3 mėnesių, jei tai kažkas daugiau nei paprastas susitikimas 20 žmonių. Didesniam renginiui – pusės metų ar daugiau. Kodėl? Nes geros vietos užimtos iš anksto, gerų paslaugų teikėjų kalendoriai pilni, o žmonėms reikia laiko sužinoti apie jūsų renginį ir įtraukti jį į savo planus.
Vietos pasirinkimas: daugiau nei tik keturi sienos
Vilniuje renginių erdvių – dešimtys. Konferencijų centrai, viešbučiai, kūrybinės erdvės, restoranai, net apleisti fabrikų pastatai. Problema ta, kad dauguma organizatorių renkasi akimis, o ne galva. „Oi, kaip gražu!” – ir štai jau pasirašoma sutartis su vieta, kuri jūsų renginiui tinka kaip batai ant rankų.
Pirma, pagalvokite apie prieinamumą. Ar jūsų dalyviai galės lengvai pasiekti vietą? Ar yra parkavimo? Jei ne, ar arti viešojo transporto stotelė? Vieta Antakalnyje gali būti nuostabi, bet jei žmonėms reikės pusvalandį važiuoti autobusu iš centro, dalyvių skaičius sumažės perpus.
Antra – techninės galimybės. Ar yra normalus internetas? Ir ne tas „taip, yra WiFi”, o tikrai veikiantis internetas, kuris neužstrigs, kai 100 žmonių vienu metu bandys patikrinti el. paštą. Ar pakanka elektros lizdų? Ar akustika tinkama, ar kiekvienas žodis atsiliepia aidu kaip bažnyčioje?
Trečia – atmosfera ir kontekstas. Korporatyvinė konferencija senojo miesto rūsyje su plytų sienomis gali atrodyti „cool”, bet praktiškai bus šalta, drėgna ir nepatogi. Jaunimo vakarėlis verslo centro konferencijų salėje bus tiesiog keistas. Vieta turi atitikti renginio charakterį, ne prieštarauti jam.
Komanda ir partneriai: su kuo tikrai verta dirbti
Vilniaus renginių paslaugų rinka – tai džiunglės. Yra puikių profesionalų, bet yra ir „specialistų”, kurių vienintelis įgūdis – gražiai kalbėti susitikime. Kaip atskirti vienus nuo kitų?
Pirmiausia, nepasitikėkite tik interneto svetainėmis ir socialiniais tinklais. Visi atrodo profesionaliai, kol nepradedi dirbti. Reikalaukite konkrečių referencijų – ne tik pavadinimų, bet ir kontaktų, su kuriais galite pasikalbėti. Tikri profesionalai neturės problemos jų pateikti.
Antra, būkite atsargūs su pigiausiomis pasiūlomis. Taip, biudžetas ribotas, bet kai garso įrangos nuoma kainuoja perpus pigiau nei rinkos vidurkis, yra priežastis. Paprastai ta priežastis paaiškės renginio dieną, kai mikrofonai pradės cypsėti, o garsiakalbiai – švokšti.
Catering Vilniuje – atskira tema. Yra šimtai pasiūlymų, bet kokybė labai skiriasi. Visada prašykite degustacijos prieš pasirašydami sutartį. Ir ne tik vieno patiekalo – visos meniu, kurį planuojate užsakyti. Maistas renginyje – tai ne tik mityba, tai patirtis, apie kurią žmonės kalbės vėliau.
Fotografai ir videografai – dar viena rizikos zona. Portfolio gali būti nuostabus, bet ar jie sugeba dirbti būtent su renginiais? Renginio fotografavimas – tai ne ta pati, kas vestuvės ar produktų fotosesija. Reikia žmogaus, kuris sugeba pagauti momentus, netrukdydamas proceso, kuris žino, kada ir kur būti.
Marketingas: kodėl niekas neateis, jei tik sukursite Facebook renginį
Štai skaudžiausia tiesa: jūsų renginys niekam nerūpi. Bent jau iš pradžių. Žmonės užsiėmę, jų dėmesys išsklaidytas, o alternatyvų – begalė. Todėl vien Facebook renginio sukūrimas ir tikėjimasis, kad žmonės ateis, yra naivumas.
Reklama socialiniuose tinkluose Vilniuje tapo brangi ir neefektyvi. Facebook ir Instagram algoritmai nuolat keičiasi, organinis pasiekiamumas artėja prie nulio. Mokama reklama veikia, bet reikia žinoti, ką darai. Tiesiog „paboostinti” įrašą už 50 eurų – tai pinigų išmetimas.
Efektyvesnis būdas – partnerystės ir bendradarbiavimas. Raskite organizacijas, bendruomenes, įmones, kurių auditorija sutampa su jūsų tiksline grupe. Pasiūlykite jiems vertę – nuolaidas jų nariams, specialias sąlygas, abipusę reklamą. Tai veikia geriau nei bet kokia mokama reklama.
El. pašto rinkodarą visi skelbia mirusią, bet ji vis dar veikia geriau nei daugelis naujų kanalų. Žinoma, jei turite kokybišką kontaktų bazę ir mokate rašyti laiškus, kurie neatrodo kaip spam. Siųskite ne tik reklamą – siųskite vertę, informaciją, priežastis, kodėl žmonės turėtų ateiti.
Vienas dažnai ignoruojamas kanalas – tiesioginė komunikacija. Skambinkite, rašykite asmeniškai žmonėms, kurie tikrai turėtų sudominti jūsų renginys. Taip, tai užima laiko, bet konversijos rodiklis bus 10 kartų didesnis nei bet kokioje internetinėje reklamoje.
Techniniai aspektai: kas gali sugadinti net puikiai suplanuotą renginį
Garsas – tai pirmasis dalykas, kuris gali viską sunaikinti. Žmonės atleis vidutinišką maistą, atleis net šiek tiek chaotišką organizaciją, bet neatleis, jei negirdės, kas vyksta scenoje. Vilniuje yra puikių garso įrangos nuomos kompanijų, bet reikia žinoti, ko klausti.
Nepakanka pasakyti „mums reikia garso sistemos”. Reikia žinoti patalpų akustiką, dalyvių skaičių, renginio formatą. Konferencija, kur žmonės sėdi ir klauso, reikalauja vienos įrangos. Vakarėlis su muzika – visai kitos. Profesionalus garso technikas turėtų atvykti į vietą iš anksto ir įvertinti situaciją.
Apšvietimas – antrasis dažnai ignoruojamas aspektas. Standartinis patalpų apšvietimas retai būna tinkamas renginiui. Per ryškus – ir atmosfera dingsta. Per tamsus – ir žmonės jaučiasi nepatogiai. Profesionalus apšvietimas gali transformuoti bet kokią erdvę, bet tai kainuoja.
Internetinis transliavimas tapo beveik standartu po pandemijos. Bet čia negalima improvizuoti. Reikia stabilaus interneto (ne WiFi, o laidinio), normalių kamerų, atskiro garso mikšerio transliacijai. Paprastas telefono ar kompiuterio kameros naudojimas atrodys mėgėjiškai.
Registracija ir dalyvių valdymas – techninė detalė, kuri gali sukurti chaosą arba sklandumą. Yra dešimtys platformų – Eventbrite, Ticket Tailor, Brella, net paprastas Google Forms gali veikti. Bet pagalvokite apie visą procesą: kaip žmonės registruojasi, kaip gauna patvirtinimą, kaip atsiima bilietus ar ženkliukus vietoje. Kiekvienas papildomas žingsnis – tai vieta, kur gali įvykti klaida.
Renginio diena: kai teorija susiduria su realybe
Jei manote, kad renginio dieną galėsite atsipalaiduoti ir mėgautis vaisiais savo darbo – turiu blogų naujienų. Tai bus chaotiškiausia, stresingiausiai ir intensyviausia diena viso proceso. Būkite pasirengę, kad viskas, kas gali suklupti, suklups.
Atvykite į vietą bent 3-4 valandas prieš oficialų renginio pradžią. Ne valandą, ne dvi – tris ar keturias. Visuomet užtrunka ilgiau, nei planuojate. Garso sistemos nustatymas, apšvietimo reguliavimas, baldų išdėstymas, dekoracijų pakabinimas – visa tai ėda laiką kaip juodoji skylė.
Turėkite aiškų komandos pasiskirstymą. Kas atsakingas už registraciją? Kas – už techniką? Kas – už pranešėjus? Kas – už maistą? Ir svarbiausia – kas yra tas žmogus, kuris priima sprendimus, kai kyla nenumatytos situacijos? Negali būti taip, kad visi klausinėja vienas kito ir niekas nežino.
Sukurkite aiškią laiko juostą – ne tik oficialią programą, bet ir vidinį grafiką su visomis techninėmis detalėmis. Kada atvyksta catering? Kada reikia atidaryti duris? Kada garso patikra? Kada fotografas turi būti pasiruošęs? Visa tai turi būti užrašyta ir visiems prieinamas.
Dalyvių srautas – dar vienas aspektas, kurį lengva neįvertinti. Žmonės neateis lygiai per 5 minutes. Jie plūs 30-40 minučių. Ar turite pakankamai žmonių registracijai? Ar yra aiškios nuorodos, kur eiti? Ar garderobe susidoros su srautu? Vilniaus erdvėse, ypač senamiestyje, dažnai būna sudėtinga navigacija – žmonės pasiklys, jei nepadėsite.
Kas lieka po renginio: darbas nesibaigė
Renginys pasibaigė, visi išsiskirstė, jūs išsekęs. Bet darbas dar nebaigtas. Iš tikrųjų, tai, ką darote po renginio, gali būti net svarbiau nei pats renginys, jei planuojate organizuoti dar.
Pirma – padėkos. Išsiųskite padėkos laiškus dalyviams per 24-48 valandas. Ne po savaitės, ne po mėnesio – iš karto. Kol įspūdžiai švieži, kol žmonės dar prisimena. Pridėkite nuotraukas, vaizdo įrašus, papildomą medžiagą. Padarykite taip, kad patirtis tęstųsi ir po renginio.
Antra – grįžtamasis ryšys. Išsiųskite trumpą apklausą. Ne 50 klausimų – 5-7 maksimum. Kas patiko? Kas nepatiko? Ką reikėtų pakeisti? Ir svarbiausia – ar ateitų vėl? Žmonės mėgsta dalintis nuomone, jei tai neužima daug laiko.
Trečia – finansinė suvestinė. Kol viskas šviežia atmintyje, suskaičiuokite realias išlaidas ir pajamas. Kur viršijote biudžetą? Kur sutaupėte? Kas buvo verta investicijos, o kas – ne? Ši informacija bus neįkainojama kitam renginiui.
Ketvirta – turinio panaudojimas. Nuotraukos, vaizdo įrašai, įrašai, citatų – visa tai yra medžiaga, kurią galite naudoti mėnesius. Sukurkite straipsnius, socialinių tinklų įrašus, video montažus. Vienas renginys gali generuoti turinio keliems mėnesiams.
Ir galiausiai – santykių palaikymas. Žmonės, kurie atėjo į jūsų renginį, parodė susidomėjimą. Nepamirškite jų. Informuokite apie kitus renginius, siųskite vertingą turinį, kurkite bendruomenę. Vienkartinis renginys – tai tik pradžia. Tikroji vertė – ilgalaikiai santykiai.
Vilniuje renginių organizavimas nėra lengvas. Konkurencija didelė, lūkesčiai aukšti, o klaidų tolerancija – maža. Bet jei padarote viską gerai, jei tikrai rūpinatės dalyvių patirtimi, jei neskubate ir neieškote lengvų kelių – rezultatai gali viršyti lūkesčius. Tik nepamirškite: sėkmingas renginys – tai ne tas, kuris gražiai atrodo nuotraukose, o tas, apie kurį žmonės kalba dar savaites po jo ir laukia kito.
